Ihr habt schon den ersten Schritt hinter euch und eure Hochzeitsgäste sorgfältig ausgewählt? Nein? Dann lest euch zuerst den Blog-Beitrag „Der erste Schritt zur Gästeliste“ von vergangener Woche durch, bevor ihr mit diesem Artikel fortfahrt.
Vor euch liegt also ein A4-Papier oder eine Excel-Liste mit allen Namen eurer Hochzeitsgäste? Sehr gut, dann habt ihr schon ein großes Stück Arbeit hinter euch gebracht. Damit es weiterhin effizient und vor allem übersichtlich im Hochzeitsplanungs-Prozess weitergeht, habe ich für euch folgende Punkte, das sogenannte A und O der Gästeliste, zusammengefasst. Einfach durchschauen, abhaken und zurücklehnen 🙂
Das A und O der Gästeliste auf einen Blick:
- Befragt nochmals eure Eltern (nur, falls ihr euch nicht sicher seid), ob ihr auch alle wichtigen Familienmitglieder in eurer Liste vermerkt habt.
- Holt alle Informationen eurer Gäste für den Versand der Einladungen ein. Das sind: Vor- und Nachnamen, Name des +1 (falls gewünscht und bekannt), Kinder und deren Alter, Adresse, E-Mail-Adresse und Telefonnummer.
- Fügt diese Information in eure Excel-Liste. Handschriftlich ist das natürlich auch möglich, aber viel zu mühsam und falls ihr den Zettel verlegen solltet, habt ihr kein Backup.
- Markiert, wer aller eingeladen wurde.
- Vermerkt euch die Antworten der Gäste sobald sie eintreffen. Wer hat zu- bzw. abgesagt. Ihr denkt bestimmt, dass ihr euch das merkt, aber glaubt mir, wenn man an so viele Dinge gleichzeitig denken muss, dann kann es vorkommen, dass manche Informationen verloren gehen. Daher immer schön mitschreiben. Zusätzlich zur Zusage, schlage ich vor, auch die folgenden Informationen zu speichern:
- Wie viele Gäste kommen?
- Bringen sie ihre Kinder mit?
- Wo sollen sie sitzen?
- Gibt es Allergien, Unverträglichkeiten bzw. haben sie ein Menü ausgewählt (falls ihr dies bereits in der Einladung zur Auswahl gegeben habt)?
- Für nach der Hochzeit: Dankeskarte bereits geschickt?
- Überprüft, ob sich eure Gäste zum Antwort-Stichtag alle gemeldet haben.
- Wenn nicht, ruft bei denen an, die noch fehlen.
- Sobald ihr die finale Anzahl eurer Hochzeitsgäste wisst, gebt der Location und dem Catering Bescheid.
- Falls ihr Möbel bestellt habt, passt sie an die Gästeanzahl an.
- Solltet ihr Namenskärtchen für eure Tische eingeplant haben, gebt die Namen eurer Gäste rechtzeitig an eure Grafikerin/Grafiker bzw. an die Druckerei weiter, damit diese gedruckt werden können.
